Travail à distance : comment anime-t-on une bonne réunion en visio ?

Avec la crise du CoVid-19 et le confinement généralisé, le télétravail est devenu soudainement la norme dans de nombreuses entreprises et organisations. Voici comment nous avons pris le pli en agence, avec une équipe déjà bien habituée au remote work. Et comment nous avons rendu chaque meeting le plus efficient possible en visioconférence – y compris pour les échanges collaboratifs.

Lab 24 / 03 / 2020 9 minutes de lecture

Vous êtes chez vous ? Nous aussi, mais tout va bien se passer. Après ces premiers jours de confinement général, on a appris quelques trucs quasi-insoupçonnés jusque là :

1. Les enfants, de nos jours, sont peu acculturés au concept de productivité en entreprise.
2. Bosser en jogging, c’est vraiment la LIFE.
3. Savoir faire une réunion à distance, efficace et productive, ça n’est pas inné.

C’est surtout ce troisième point que nous souhaitons aborder ici, en vous partageant quelques bonnes pratiques que nous avons décidé d’appliquer dans l’organisation et la tenue de nos réunions à distance. Car chez NTMY, vous savez que nous adorons le collaboratif. Et on ne compte s’arrêter “durant cette période si particulière”, qui est officiellement devenue l’euphémisme du moment pour décrire l’apocalypse virale que nous sommes en train de vivre.

Alors, prêt(e) pour quelques bonnes pratiques de réunions à distance, entrecoupées de mèmes rigolos ? C’est parti.

Evaluez l’utilité de la réunion

C’est peut-être bête mais ça commence par là : si vous n’êtes vous-même pas convaincu que la réunion que vous avez prévu d’organiser est utile, c’est qu’elle ne l’est probablement pas. A distance ou en présentiel, même combat : personne n’a besoin de participer à des échanges creux, sans valeur ajoutée pour chacun des participants. Bref, sans intérêt.

meme visioconference

Pour vous aider à vous décider, demandez-vous si la réunion que vous être en passe d’organiser répond à un ou plusieurs de ces besoins :

  • Je dois donner des informations à plusieurs personnes en même temps
  • J’ai besoin d’idées, et de créer une émulation collective pour les enrichir
  • J’ai besoin d’organiser un projet, de répartir des tâches entre plusieurs intervenants
  • J’ai besoin de déléguer une mission à plusieurs personnes
  • J’ai besoin de consulter plusieurs personnes avant de prendre une décision

Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans cette liste, ou toute autre bonne raison auxquelle nous n’aurions pas pensé, c’est que vous n’avez pas “besoin” d’une réunion. Mais même si c’est le cas, vous avez le droit de lire la suite.

Déterminez un objectif précis

A ce stade, vous avez donc la conviction qu’un sujet donné mérite une réunion. Vous ne devriez donc pas avoir de mal à en formuler l’objectif précis. Au sortir de la réunion, que dois-je avoir réussi à faire ? Quelles informations dois-je avoir obtenues ou données ? Quelles demandes doivent avoir été comprises ? Quelles tâches doivent avoir été réparties ? Quel livrable doit avoir été réalisé ?

Définir un objectif précis sera la meilleure façon de créer de l’adhésion – et même, pourquoi pas, de l’engouement – pour le temps de travail collectif que vous comptez organiser. C’est aussi une question de respect pour les futurs participants, qui n’avaient en général rien demandé à la base.

Encore une fois, cette règle est valable aussi bien pour les réunions physiques que celles organisées à distance. On peut cependant supposer pour les secondes, il faudra être particulièrement précis et convaincant, si vous ne voulez pas faire face à des “problèmes de connexion”, ou autres excuses miteuses en tous genres. Vous faisant ainsi totalement perdre espoir en l’humanité.

En plus de créer de l’adhésion à votre invitation, la définition d’un objectif clair vous permettra également de prendre un peu de recul, et de répondre à plusieurs questions essentielles :

  • Qui sont les personnes à inviter (en fonction de leur intérêt, de leur expérience, de leurs compétences, de leur pouvoir de décision…) ?
  • De combien de temps ai-je raisonnablement besoin pour atteindre l’objectif visé ?
  • Ai-je besoin de mettre au point une méthode d’animation particulière (et de me faire conseiller en amont) ?
  • Quelles sont les informations à donner avant la réunion pour une bonne acculturation des participants au sujet ?
  • Dois-je demander aux participants de préparer des éléments ?
  • Faut-il scinder les sujets à traiter en différents groupes (si l’objectif est trop large) ?

Choisissez votre arme outil

Une fois que l’objectif précis de la réunion est défini, C’est le moment de se poser la question de l’outil de communication à utiliser.

Ce bon vieux téléphone (en one-to-one ou en mode conférence téléphonique)

Et d’ailleurs, on vous rappelle que vous avez normalement tous un téléphone à portée de main, ce qui est une option encore valable si par exemple :

  • Vous pressentez que la réunion sera très rapide au vu du peu de points à traiter
  • Vous n’avez besoin d ‘échanger qu’avec une personne. De toute façon, à trois ou plus, c’est toujours compliqué d’organiser une téléconférence téléphonique, quelle que soit la configuration
  • Vous, ou certains de vos interlocuteurs êtes confrontés à des problèmes techniques, vous empêchant de réaliser une téléconférence dans de bonnes conditions

Pour une visioconférence

N’empêche qu’une visioconférence, c’est sympa, et sans être l’égale d’une réunion en présentiel niveau sensations, ça permet quand même de conserver un semblant de contact avec ses collègues, ses clients et ses partenaires. Ça permet aussi, a posteriori, de pouvoir critiquer avec d’autres la déco de leur appart’.

Pour choisir un outil de visioconférence adapté, commencez par faire le point sur ce qui existe déjà dans votre organisation et ce qui pourrait aussi convenir aux personnes externes qui seront éventuellement invitées. Chez NTMY, on a redécouvert ces derniers jours Google Hangouts/Meet, qui permet de rassembler jusqu’à 25 personnes en visio, et peut dire que ça fonctionne même dans cette configuration “massive”. A condition que tout le monde pense à couper son micro quand il ou elle ne s’exprime pas, pour éviter les bruits de fond intempestifs.

Speak Up Meme

Dans la plupart des cas, on pense qu’Hangouts satisfera nos besoins “classiques” en visioconférence, à condition que la réunion soit correctement préparée et animée (voir ci-dessous). C’est donc l’outil que nous proposerons d’emblée à nos clients et partenaires, sauf si certains d’entre eux n’ont pas accès à l’écosystème Google et préfèrent l’utilisation d’une autre solution :

  • Whereby (anciennement appear.in)
  • Zoom
  • Skype (seulement si vous souhaitez vous faire des cheveux blancs pour la gestion des comptes)
  • Adobe Connect

Quel que soit l’outil de visioconférence choisi, l’important est de se mettre d’accord en amont et de s’assurer que tous les participants ont eu l’occasion de réaliser des tests avant la réunion, car des bugs peuvent se manifester en fonction des plateformes utilisées.

Pour une visio collaborative

Pour une visioconférence supposant une collaboration plus poussée (brainstorming, séance de créativité…), des besoins spécifiques en matière de capitalisation ou de prise de notes, une interface plus permissive d’un point de vue graphique, un besoin de gamification ludification…, il peut être utile de se pencher sur l’utilisation, voire l’acquisition, d’une solution aux fonctionnalités plus riches.

Avant le confinement, nous étions un peu les rois de la collaboration (aucune référence historique, merci.) Avec nos tableaux blancs de 20 mètres de long, nos courses de chaises sur le plateau de GARAGE en guise d’ice-breaker, nos lancers énergiques de storycubes façon Sharon Stone dans Casino… Mais tout ça, pour l’instant, c’est fini.

Pour se consoler, on a fait le tour des solutions du marché, dont certaines que nous connaissions déjà :

  • Jira
  • Klaxoon
  • Mindmeister
  • Figma

Pour l’instant, nous n’avons pas d’idée préconçue, et choisirons en fonction des besoins de la réunion en question. L’important est surtout de choisir un outil adapté, pas de frimer en utilisant la dernière solution à la mode, dont vous n’utiliserez qu’une partie (très) limitée des fonctionnalités.

Si vous restez sur votre fin, faites une recherche “meilleurs outils de visioconférence” sur Google. Pas mal de rédacteurs Web se sont chargés de mettre les infos à jour ces derniers temps.

Préparez. Préparez. Et préparez encore un chouïa.

La préparation est clé. Et si personne ne vous a clairement dit qu’il allait s’en charger à votre place, ne vous leurrez pas : c’est clairement à vous de vous en occuper. Quelques conseils pour faire ça bien :

  • Définissez la méthode d’animation et faites un déroulé, même informel, pour être sûr d’atteindre l’objectif visé tout en tenant la durée fixée ;
  • Répartissez les rôles et informez-en amont les personnes concernées (animation générale, contrôle du temps, prise de notes et compte-rendu, prises de parole sur des sujets précis à préparer en amont…) ;
  • Préparez les ressources et documents utiles et rassemblez-les dans un dossier accessible à tous (sur un serveur partagé par exemple) ;
  • Rappelez l’horaire et l’outil de conférence à utiliser (avec un tuto en lien si cet outil est nouveau pour certains des participants). ;
  • Demandez aux invités de tester leur matériel (micro, casque, connexion…) quelques minutes avant la réunion, pour vous assurer de commencer à l’heure et dans de bonnes conditions.
Meme technologie visiovonference

La bonne idée : faites tenir l’ensemble de ces informations et demandes dans un mail unique adressé à tous les participants, vous gagnerez du temps. Si la réunion est complexe, et suppose par exemple une répartition précise des rôles à tenir, n’hésitez pas à faire une pré-réunion avec vos co-intervenants, pour vous assurer de la fluidité de la “vraie” réunion à distance.

Animez (activement) la réunion en visio

C’est bon ? Vous avez bien préparé ? Les participants ont eu droit à un petit message groupé leur expliquant le sujet de la réunion, son objectif et ses informations pratiques ? Parfait. Il ne vous reste plus qu’à animer cette visioconférence d’exception. Le secret de la réussite ? Dès le début de la réunion, posez des règles claires et soyez ensuite attentif à leur bonne application. Bref, jouez votre rôle d’animateur.

Au tout début de la réunion, prenez le lead et commencez par rappeler à tous pourquoi vous les avez réunis et la façon dont ça va se passer, histoire de vous assurer de leur parfaite coopération :

  • Rappelez le sujet de la réunion et éventuellement son contexte
  • Expliquez clairement l’objectif à atteindre
  • Expliquez son déroulé, sa durée, voire les spécificités de la méthode que vous voulez employer
  • Précisez les rôles (animation bien sûr, mais aussi contrôle du temps, prise de notes, et enfin écoute et participation actives pour les autres participants)

Ils vont vous trouver lourds. Faites-vous à cette idée, mais rappelez aussi aux participants les règles de bonne écoute et de prise de parole, particulièrement importantes en visioconférence :

  • On n’interrompt pas ceux qui s’expriment, et on fixe ensemble une modalité pour demander la parole (par exemple lever la main – c’est scolaire mais ça fonctionne)
  • Chaque intervenant qui s’appuie sur un support partagé doit décrire précisément la partie qu’il est en train de commenter. On ne doit pas laisser les participants chercher, au risque de perdre l’attention de ceux qui peinent à suivre, et ainsi de précieuses minutes
  • On pose des questions si on ne comprend pas ou qu’on est perdu, pour les mêmes raisons
  • On coupe son micro si on ne parle pas, pour éviter les bruits de fond.

Le décor est posé. Demandez si tout le monde a bien compris. Demandez-le une deuxième fois, avec un ton légèrement menaçant, juste pour être sûr.

Jusque la fin de la réunion, il s’agit évidemment d’être attentif au respect des règles posées et acceptées par tous, pour faire des rappels utiles en cas de besoin. Et de vérifier très régulièrement que tout le monde suit et a eu l’occasion de poser des questions, notamment au moment des transitions (changement de point à l’ordre du jour, d’intervenant, de support à commenter…).

Rendez des comptes

Au sortir de la réunion, si vous tenez à ce qu’elle soit véritablement utile, pensez à envoyer un compte-rendu de vos échanges aux participants. Personne n’aime faire ça (on vous rassure) mais c’est fondamental. Et voilà quelques tips pour vous faciliter la vie :

  • N’écrivez pas un roman. Un simple relevé de décision par mail peut constituer compte-rendu digne de ce nom
  • Préparer le terrain en créant un document de capitalisation, avec des champs à renseigner pour chaque sujet à traiter : Sujet / Problématique à résoudre / Moyens / Décision / Next Steps…)
  • Faites-le rapidement après la réunion
  • N’oubliez pas de préciser les actions qui vont suivre, voire les questions qui restent encore à traiter…
  • N’oubliez de demander aux participants s’ils sont d’accord avec la façon dont vous avez formalisé les échanges, et/ou s’ils ont des points à ajouter ou des commentaires à faire

Ça montrera aux gens que vous avez suivi, et avec un compte-rendu représentatif des échanges, et orienté prise de décisions, cela prouvera une nouvelle fois l’utilité de la réunion en question. Et on vous parie que vous n’aurez aucun mal à réunir les mêmes personnes une prochaine fois.

Vous l’aurez compris, toute l’équipe NTMY est en télétravail, mais on fait ce qu’il faut pour rester affûtés, y compris dans l’organisation de nos réunions à distance. Encore une fois, ça se passera bien. Vous pouvez compter sur nous pour vous proposer, durant la crise actuelle, des formats et des outils adaptés à l’objectif de la réunion et aux personnes présentes. Comme avant donc, mais à distance.

On se fait une visio bientôt ?

En bonus : la check-list du téléconférencier

S’agit-il d’une simple discussion ?
☒ Oui. Reportez-vous à la question suivante (on a un doute, là).
☒ Non. Vous voulez donc faire une vraie réunion, il faut d’abord lui trouver un nom cool pour lui donner – ainsi qu’à vous – toute l’importance qui lui est due. “Brainstorming”, “meeting”, “kick-off”… : utilisez des anglicismes, soyez un minimum professionnel tout de même.

Est-elle utile ? A-t-elle un objectif précis ?
☒ Oui. Ben, allez la préparer alors.
☒ Non. Profitez-en pour faire un gentil message à votre N+1 “en cette période si particulière”, ou toute autre chose qui ne servira pas QUE votre intérêt personnel.

Avez-vous vraiment besoin / envie de vous voir ?
☒ Oui. Vous savez à présent quoi faire.
☒ Non. Contentez-vous d’un appel téléphonique, ce n’est pas encore #old, comme disent les vieux qui se croient jeunes sur Twitter.

Avez-vous préparé la réunion ?
☒ Oui. Fayot.
☒ Non. Si vous voulez que ce soit un minimum utile, pensez quand même à rappeler aux participants l’objet (et l’objectif – pas pareil), l’horaire, l’outil de téléconférence à utiliser, les éléments dont il faut prendre connaissance, les rôles de chacun et chacune…

Avez-vous vérifié votre matériel (micro, webcam, accès aux ressources partagées…) ?
☒ Oui. Et le chat, derrière vous dans le coin gauche, c’est normal ça ?
☒ Non. Faites-le. Ou périssez dans d’atroces souffrances.

Les marmots sont-ils solidement ligotés dans la cave ?
☒ Oui. Good job ! Et pas d’inquiétude, les assistantes sociales sont elles aussi en télétravail.
☒ Non. Ils vous ont promis de rester “sages” ? De toute évidence, la signification profonde de cet adjectif leur échappe totalement, vous devriez déjà l’avoir compris et intégré dans votre for intérieur.

Etes-vous maquillé.e / coiffé.e / habillée.e ?
☒ Oui. Vous êtes au top.
☒ Non. Faites un effort, vous n’êtes qu’à un pas de la momification dans votre pyjama préféré.

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